Excel’də layihələrin idarəedilməsində əvəzolunmaz vasitə

posted in: Excel, Xəbər | 0

Gantt chart – dan əsasən layihələrin idarəedilməsi zamanı istifadə olunur. Hər bir layihə, bildiyimiz kimi, bir çox addımdan ibarət olur və bu addımları lazımi şəkildə planlaşdırmaq gərəkir. Hər bir addımın başlanğıc və bitiş tarixi, o addımdan məsul olacaq şəxs və s. kimi nüanslar müəyyən edilir və bir qrafik halında Layihə Rəhbəri üçün əvəzedilməz vasitəyə dönüşdürülür. Ən kobud halıyla aşağıdakı kimi bir formatda olur.

excel

Layihə çərçivəsində atılacaq addımların adı, onların ümumi layihədəki vaciblik baxımından çəkisi, hər bir addımdan məsul olacaq şəxs, və hər bir addımın başlanğıc və bitiş tarixləri müəyyənləşdirilir. Bütün bunları etmək çox vacibdir, lakin yenə də, prezentasiya baxımından yetərli deyil. Belə ki, hər bir uğurlu prezentasiyada olduğu kimi, Gantt chart da vizual olaraq təqdim edilməlidir, adi cədvəl formasında yox. Və məhz bunun üçün, yuxarıdakı cədvəli vizuallaşdırmalıyıq.

Davam etmədən öncə Gantt chart olan faylı əlavədən yükləyin.

Yükləyin:  Simple Gantt chart (100 downloads)

Tək etməli olduğumuz – lazımi xanaları doldurmaqdır. Digər bütün vizuallıq avtomatik qaydada yenilənəcək. Edilən hər bir dəyişiklik anında chart-da əks olunacaq.

Lakin çox vacib bəzi nüanslara toxunmaq istəyirəm. Layihə ilə bağlı ümumi məlumatlar daxil edildikdən sonra aşağıdakı addımlar izlənməlidir.

  1. Layihəyə aid hər bir addım Steps sütununda müəyyən edilməlidir. Məsələn, layihənin planlaşdırılması, icrası, nəzarət müddəti, analizi və s. hər bir öz özlüyündə bir addımdır.
  2. Daha sonra, Weight % başlıqlı sütunda hər bir addımın ümumi layihə daxilindəki çəkisi mütləq müəyyən edilməlidir. Yəni hər bir addımın vaciblik dərəcəsi. Bu, gələcəkdə layihənin ümumi tamamlanma dərəcəsini ölçməyə kömək edəcək. Addımların hər birinin çəkisinin ümumilikdə 100% etməli olduğunu deməyə ehtiyac görmürəm. Əgər çəkilərin cəmi 100%-i keçərsə, cədvəlin aşağı hissəsində xəta mesajı çıxacaq.excel
  3. Addımların hər birinin başlanğıc (Start date) və bitiş (End date) tarixləri müəyyən edilməlidir.
  4. Layihə davam etdikcə, mühakimənizdən asılı olaraq hər bir addımın tamamlanma dərəcəsini Progress % sütunu altında yazmaq gərəkəcək. Aşağıdakı kimi. Bu da, layihənin ümumi tamamlanma dərəcəsini hesablamaqda köməkçi olacaqdır.
    excel

Excel faylından da gördüyümüz kimi, tarixləri girdiyimiz anda sağda vizual olaraq o tarixlər əmələ gəlir. Boz fon addımın ümumi uzunluğu, göy fon isə gün etibarilə tamamlanmış hissəsidir. Yəni günlər keçdikcə, boz fon daimi qaydada yenilənərək göy fona çevriləcəkdir.

Boydan boya uzanan qırmızı xətt isə, faylı açdığınız günün tarixi olan sütunda olacaqdır. Yəni vizual olaraq gün etibarilə layihənin hansı mərhələsində olduğunu görəcəksiniz.

excel

Diqqət etməli olduğumuz son nüans isə, Progress % sütunundakı addımın tamamlanma dərəcəsini müəyyən etməkdir. Yəni, layihə rəhbəri olaraq, o və ya bu addımın neçə faizinin tamamlandığını düşünürsünüz? Təxmini faiz dərəcəsi. Amma mütləq daxil edilməlidir. 100% tamamlanmış işlər yaşıl, 30%-100% arası tamamlanmış işlər sarı, 30%-dən aşağı görülən işlər isə qırmızı dairə ilə diqqətimizə çatdırılır. Beləliklə, nəyin hansı mərhələdə olduğunu, hansı addımın yubandığını və s. vizual olaraq müşahidə edə biləcəyik.

Layihənin ümumi tamamlanma dərəcəsini isə aşağıdakı screenshot-da görüldüyü kimi track edə biləcəyik.

excel

Hesablanması isə Weight % və Progress % sütunlarındakı faiz dərəcələrinin bir birinə vurulub cəmlənməsi ilə həyata keçirilən sadə SUMPRODUCT əməliyyatıdır. Məhz bu səbəblə, o iki sütuna ciddi şəkildə önəm vermək lazımdır.

Layihə rəhbərləri əlavə dəyişiklik etmə ehtiyacı hiss etmədən fayldan yararlana bilər.

Müəllif: Elçin Xəlilov

Mühasibat sahəsində ən son Excel yeniliklərini və mühasibat xəbərlərini qaçırmaq istəmirsinizsə, bu linkə daxil olaraq XƏBƏRLƏRƏ ABUNƏ OLUN.

Mühasibat, Audit və Kadr Xidmətləri üçün linkə daxil olun.

 

Print Friendly, PDF & Email

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *