Şirkətlərin əksəriyyətində daxili yazışmalar üçün Microsoftun Outlook proqramından istifadə edilir. Outlookdan intensiv istifadə edilən şirkətlərdə hərdən elə olur ki, kiməsə məktub yazırsan və həmin məktuba verilən cavabdan asılı olaraq növbəti hərəkəti etməlisən. Məktub axını çox olan hallarda həmin məktubları nəzarətdə saxlamaq çətin olur. Özümün istifadə etdiyim bir texnika ilə bölüşmək istəyirəm. Mən bu tipli məktubları avtomatlaşdırmışam və nəzarətdə olan məktublar məndə xüsusi papkada yığılır. Bu papkanın adını Nəzarət, izləmə və ya waiting qoyuruq.
Outlookda yeni papka yaradırıq
CTRL+SHİFT+E düymələrini birlikdə sıxaraq yeni papka yaradırıq
Papka yaradılandan sonra belə bir görünüş alınır
Outlookda Rule (qaydalar) bölməsi var, həmin bölməyə girib yeni bir qayda yaradırıq. Mən istifadə etdiyim office paketi 2016 olduğundan Home menyusunda Rule bölməsinə girirəm. Digər versiyalarda fərqli yerlərdə yerləşə bilər. Onu tapmaq çox asandır
Orada yeni qayda yaradırıq və göstəririk ki, qayda göndərilən məktublara tədbiq edilsin:
Növbəti addımda with specific words in the body bölməsini seçirik:
Aşağıdakı pəncərədə specific words linkinə daxil oluruq:
Belə bir pəncərə açılacaq:
Orada birinci bölməyə [w] (waiting, yeni gözləmə sözündən) simvolu əlavə edirik və add edirik:
Növbəti addımda move a copy to the specified folder seçirik və aşağıda specified folderdə əvvəl yaratdığımız gözləmə və nəzarət papkasını seçirik:
Növbəti addımlarda bir neçə dəfə next düyməsini sıxaraq əməliyyatı tamamlayırıq.
Biz nə etdik? Biz elə bir qayda yaratdıq ki, outlook proqramı göndərdiyimiz məktubun mətn hissəsində [w] simvolu görsə, avtomatik olaraq həmin məktubun surətini gözləmə və nəzarət papkasında yerləşdirəcək.
Bunun üçün biz nəzarətdə saxlamaq istədiyimiz hər hansı bir məktub yaradırıq, məktubun alt hissəsində sadəcə olaraq [w] simvolunu əlavə edirik:
Bu simvola heç kim fikir verməyəcək. İstəyirsinizsə həmin simvolu ağ rənglə rəngləyə bilərsiniz. Bu halda o görsənməyəcək. Bu addımları atandan sonra məktubu göndərirsiniz. Göndərəndən dərhal sonra həmin məktubun surəti sizin gözləmə və nəzarət papkasına düşür. Beləliklər nəzarətə ehtiyac olan məktublar həmin papkada yığılır ki, onlar yaddan çıxmasın və nəzarət dairəsində olsunlar.
Müəllif: Zaur İsmayılov
