Bir çox şirkətlərdə satınalma prosesinin qurulması və avtomatlaşdırılması çətinlkilər törədir. Bu gün kiçik və orta müəssisələrdə bu prosesin avtomatlaşdırılması üsulunu sizə göstərmək istəyirəm. Bunun üçün biz Outlook proqramının imkanlarından istifadə edəcəyik.

Satınalma prosesi özündə aşağıdakı mərhələləri birləşdirir:

  • Alış tələbnaməsinin (purchase order) tərtibi
  • Tələbnamənin rəhbərlik tərəfindən təsdiq edilməsi
  • Zəruri müşayətedici sənədlərin əlavə edilməsi imkanı
  • Təsdiq ştampının əlavə edilməsi
  • Faylların elektron bazada saxlanılması

Bu mərhələlərin üzərindən bir-bir keçək.

Excel faylda sadə alış tələbnaməsi tərtib edirik. Nümunə üçün:

Tələbnamə tərtib ediləndən sonra Outlook proqramını açırıq və orada yeni email yaradırıq və excel faylını ora kopyalayırıq:

Bundan sonra təsdiq edən şəxslərin adlarını elavə edirik:

Burada option menyusuna daxil oluruq və təsdiqləmə opsiyasıını seçirik:

Approve/reject alt menyusunu seçirik (əgər istəsəniz tərcümə də edə bilərsiniz, aşağıda necə etmək lazım olduğu göstərilib):

Məktub göndəriləndən sonra rəhbərlik tərəfindən məktubun təsdiq edilib-edilməməsini izləmək üçün Sent İtems papkasından izləyirsiniz. Rəhbərlik tələbnaməni təsdiqləyən kimi təsdiq ştampı həmin papkada görsənəcək. Hər imzalayan şəxsin adı və imzalama tarixi görsənəcək. Bunun prinsipini başa düşmək üçün bir necə dəfə bu proses üzərində məşq etmək lazımdır:

Hamı tərəfindən təsdiq edildikdən sonra malı tələb edən şəxs orijinal məktub elavə edilməklə tələbnamə alışa cavabdeh müvafiq struktura göndərilir:

Alış departamenti bu məktubu açanda həm orijinal tələbnaməni, həm də təsdiqləyənlərin siyahısını və təsdiqləmə saatlarını görür:

Beləliklə alış departamenti yekunda hamı tərəfindən təsdiq edilmiş tələbnamə  ld  etmiş olur və növbəti addım kimi əməliyyatın icrasınıa başlayır.