Track changes – Excel faylında edilən hər dəyişikliyin qeydiyyatı

posted in: Excel, Məqalə, Xəbər | 0

Bəzən eyni fayl bir neçə nəfər tərəfindən eyni dövr ərzində istifadə olunur. Fayla əlavələr edilir, yanlışlar silinir və s. Belə olan halda, aradakı qarışıqlığı minimuma endirmək və tamamilə yox etmək üçün, hər kəsin etdiyi dəyişikliyin qeydiyyatının aparılması zəruridir. Aşağıdakı HR cədvəlinə nəzər yetirək.

Track changes

Şirkətimizə yeni gələn işçilərin qeydiyyatın aparıldığı bir cədvəldir. Bu cədvəli 1-dən çox işçinin doldurmalı olduğunu fərz edək. Görürük ki, sarı ilə işarələnmiş bəzi xanalarda məlumat çatışmazlığı var və bu məlumatı birdən çox insan doldurduğu zaman, kimin hansı məlumatı hara daxil etdiyini izləmək qeyri-mümkün olacaqdır.

Həmçinin bax: Excel faylına ad verərkən nələrə diqqət etməli?

Bu problemi aradan qaldırmaq üçün isə, Excel-də Track changes adlı imkan var. Bunun üçün Review >> Changes >> Track changes ünvanına getmək lazımdır.

Track changes

Qarşımıza dialoq qutusu gələcəkdir.

Track changes

Yuxarıda işarələnmiş qutucuqları seçməyə diqqət etdikdən sonra OK kliklədikdən sonra, üzərində çalışdığımız Excel faylı shared statusuna çevriləcəkdir. Və bundan sonra faylda edəcəyimiz hər bir dəyişiklik avtomatik olaraq yaddaşa qeyd ediləcəkdir.

Gəlin, yuxarıda məlumat çatışmazlığı olan cədvəlimizdəki sarı xanaları doldurmağa başlayaq.

Track changes

Daha öncə boş olan xanaları doldurduqdan sonra, həmin xanaların göy çərçivəyə alındığı və sol üst künclərində göy üçbucaq əmələ gəldiyini görürük. Bu, həmin xanalarda dəyişiklik edildiyini göstərir. Kimin dəyişdirdiyini görmək üçün isə, mouse-un kursorunu həmin xananın üzərinə gətirməyimizi kifayətdir.

Track changes

Dəyişikliyin hansı xanada olduğu, tarix və zamanı, kim tərəfindən dəyişdirildiyi, hansı dəyərdən hansı dəyərə çevrildiyi haqqında ətraflı məlumat olduğunu görürük.

Lakin, bu da son deyil. Bəs bütün dəyişikliklərin eyni cədvəldə görmək istəsək nə etməliyik?

Bu halda, mütləq surətdə faylımızı Save etdikdən sonra, yenə əvvəlki kimi Track Changesmenusuna gedərək Highlight Changes dialoq qutusunu bir daha açırıq.

Track changes

Bu dəfə isə List changes on a new sheet qutucuğunu seçərək OK klikləyirik.

Track changes

Excel yuxarıdakı kimi yeni bir sheet açaraq, bütün dəyişiklikləri eyni cədvələ əlavə edəcəkdir. Hər yeni istifadəçi yeni bir məlumat daxil etdikcə, bu cədvəl yenilənəcəkdir.

Bu prosesdəki ən son addım isə, edilən dəyişikliklərin qəbul və ya rədd edilməsidir. Çünki, dəyişikliyin edilmiş olması, onun qəbul ediləcəyi mənasını daşımır.

Review >> Changes >> Accept / Reject Changes ünvanına gedərək müvafiq dialoq qutusunu açırıq.

Track changes

Heç bir dəyişiklik etmədən OK klikləyirik.

Track changes

Excel, hər dəyişiklik etdiyimiz xananı bizdən soruşaraq Accept və ya Reject etməmizi istəyəcəkdir. Əgər faylda heç bir problem yoxdursa, hamısını eyni anda Accept All edə, və ya bir-bir yoxlayaraq, səhv məlumatları Reject edə bilərik.

Beləcə, həm eyni faylda birdən çox insanın işləməsini, həm dəyişikliklərin qeydiyyatını, həm də məlumatların doğruluğunu kontrol etmiş oluruq.

Müəllif: Elçin Xəlilov

Mühasibat sahəsində ən son iş elanları və xəbərlərini izləmək üçün linkə daxil olaraq qrupumuza üzv olun.

Mühasibat, Audit və Kadr Xidmətləri üçün linkə daxil olun.
Mühasibat sahəsində ən son Excel yeniliklərini və mühasibat xəbərlərini qaçırmaq istəmirsinizsə, bu linkə daxil olaraq XƏBƏRLƏRƏ ABUNƏ OLUN.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *